Office manager H/F en CDD à Paris
J4S recrute pour une association un Office Manager H/F en CDD (3 mois effectif) à Paris dans 13ème arrondissement.
Vous serez en charge de l’organisation des instances :
Assemblée générale :
Gestion de « l’après » Assemblée générale qui se tiendra le 1er juin (déclaration
préfecture…)
Conseil d’administration :
– Réservation salles ou visioconférence en fonction du planning annuel
– Proposition d’ordre du jour
– Transmission de l’ordre à J-15 (statutaire)
– Préparation des dossiers pour examen du Conseil
– Préparation des courriers qui seront envoyés après le Conseil
– Classement des documents
– Mise à jour de notre site internet
Ainsi que de l’organisation des différents comités du Conseil d’administration.
- FINANCES
Cotisations et frais d’instruction
– Suivi du versement des cotisations annuelles et relances au besoin
Comptabilité
– Suivi de la facturation mensuelle pour transmission à la comptabilité
– Suivi notes de frais équipe et bénévoles (réception, vérification…)
VIE DU COMITE
Réunion de 1er cercle
– En amont, recherches et réservation de salles en fonction du calendrier annuel
– Envoi mail de convocation
– Suivi de la participation
– Mise en place logistique (émargement, pause-café, repas, documents,
chevalets…)
Réunion annuelle statutaire des bénévoles – « Journée des bénévoles »
– Envoi Save the date
– Recherches et réservation de la salle
– Mail d’invitation aux bénévoles
– Suivi des inscriptions
– Préparation des documents en collaboration avec chargée de mission
– Mise en place logistique (émargement, badges, pause-café, traiteur, matériel,
coursier…)
– Jour J : accueil et intendance
COMMUNICATION/RELATIONS EXTERIEURES en relation avec déléguée déontologique
– Réponse aux courriers des donateurs
– Réponse aux mails reçus via la boite contacts
– Courrier de réponse aux organisations faisant acte de candidature
– Mise à jour des contacts sur 3 supports différents
RESSOURCES HUMAINES BENEVOLES
– Envoi de documents aux candidats bénévoles et prise de rendez-vous pour la DG
avec les candidats recommandés par Responsable RH des bénévoles
– Création des candidats sur Mfiles
– Gestion des départs et arrivées
ADMINISTRATIF
– Gestion agenda DG et Président
– Une fois par an (septembre) : envoi aux organisations une demande de mise à
jour de leurs contacts
– Organisation des déjeuners triennaux avec président
– Prise de rendez-vous à leur demande le cas échéant
– Mise à jour annuellement du calendrier général du Don en Confiance
– Rédaction courriers DG et Président
– Projets de courriers à la demande de la DG
– Enregistrement des courriers entrants et gestion des courriers reçus
– Contact contrat La Poste
– Contact contrat prestataire et suivi RH ménage
– Contact contrat prestataire et suivi maintenance et consommables copieur
– Contact contrat prestataire et suivi soucis informatiques – Alez PC
– Contrat contact prestataire téléphonie et intranet – KEYYO
RESSOURCES HUMAINES EQUIPE
– Données paie mensuelles transmises à DG après suivi congés équipe
– Calcul + commande chèques déjeuner
– Suivi arrêts maladie et transmission service paie
– Médecine du travail : suivi des convocations, déclaration d’embauche,
déclaration annuelle, mise à jour dossiers équipe
PROJETS EN COURS
– Futur déménagement
Profil :
3/5 ans d’expérience dans un poste similaire
Bon anglais (écrit/oral)
Rémunération :
2600 € brut/mois
ASAP
Avantages :
Tickets restaurants
1 jour de Télétravail/semaine
Contact :
Sandra
01 48 07 48 07
sandra@j4s.fr