Assistant(e) de direction de programmes H/F

Pour le compte d’un promoteur immobilier parisien, nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction de programmes immobiliers, dans le cadre d’un remplacement pour arrêt maladie.

Le remplacement aura une durée de 5 à 10 semaines.

MISSIONS

Gestion et archivage informatique et papier :

• Création des dossiers informatiques selon plan d’archivage type.
• Bonne tenue et mise à jour des dossiers informatiques.
• Création des classeurs Programmes, Classement / selon la procédure qui a été établie.
• Scan de tous les documents à archiver informatiquement selon liste établie.
• Mise en boîte en fin de programme.

Etudes :
• Courriers et comptes rendus liés aux réunions de montage (PC et DCE).
• Appels d’offres : lettres, mailings, relations avec l’atelier de reprographie.

Mise en commercialisation des programmes :
• Frappe de documents : notice descriptive, tableaux prévisionnels d’appels de fonds, cahier des travaux modificatifs.
• Diffusion des plans de vente modificatifs / Plans « Notaire ».

Chantier :
• Envoi de la DOC et suivi retour AR de la Mairie, diffusion aux services et organismes concernés, divers courriers.
• Courriers aux divers concessionnaires (demandes branchements divers)
• Entreprises : établissement des lettres d’intention de marché, obtention et vérification des pièces administratives, Préparation des pièces marchés, Diffusion interne et externe.
• Création/Gestion, Mise à jour des bases de données des Entreprises pour chaque programme.
• Gestion des agréments des sous-traitants : collecte, vérifications des pièces administratives, mise en signature, diffusion aux entreprises, aux intervenants et Services concernés en interne.
• Préparation des documents pour Affichage Chantier.
• Courriers Entreprises / Clients / Aménageurs / Architectes et autres prestataires.
• Transmission en interne des tableaux d’avancement mensuel.
• Tableau d’alerte pour appel de fonds et attestations Avancement Travaux architectes.
• Diffusion des fiches de choix clients aux entreprises concernées.
• Invitation aux clients à faire leurs choix sur BV.
• Diffusion des factures et divers documents au service comptable.
• Procès-verbaux de réception des marchés de travaux.
• Constats de levée de réserves.
• Lettre convocation à la visite de pré-livraison et de cloisonnement,
Création /Gestion planning des visites (modifications des RdV).
• Etablissement et diffusion des lettres à 1 mois et 3 mois,
Création/Gestion Planning de livraison clients (modifications de rendez-vous).
• Préparation des dossiers de livraison aux clients et au syndic de copropriété.
• Diffusion des attestations de prise de possession clients + chèques de règlement au Sce Comptable.
• Courriers concessionnaires (résiliations/transferts abonnements etc).
• Echange de courriers liés à la gestion de la levée des réserves.
• Diffusion d’attestation diverses.

Tâches quotidiennes :
• Accueil téléphonique, prise de messages.
• Courriers et frappe de documents divers.
• Classement des documents.
• Prise d’initiatives.
• Gestion des problèmes simples ou urgent liés au SAV – envoi de fiches d’intervention et gestion des agendas.
• Prise de rendez-vous.

Contrat :

Intérim du 15 février au 21 mars 2022

Du lundi au jeudi : 8h30-17h30 / vendredi : 8h30-17h

39h30/semaine avec 2RTT par mois le vendredi

1.963€ brut à 2.265€ brut / mois selon expérience

Contact :

aude@j4S.fr

01.48.07.48.07